会計事務所の業務標準化はアウトプット定義で決まる｜工程分解の次にやること
これは弊社（フローリー）の社員向けに発信した内容ですが、
所長先生にもお役立ていただけるかなと思って、ブログでも公開させていただきます。
弊社では、社内向けに発信している内容と、外向けの発信を、あまり分ける気がないんですね。
「これは外に出してもまったく問題ない」と思える話は、どんどん公開していこうと考えています。
社員のみんなに伝えていることって、結局、
お客様である会計事務所の所長先生方にも、ヒントになる場面があるんじゃないかと思うんですよ。
前半は、社員に向けたメッセージをほぼそのまま載せます。
後半で、「ここからは会計事務所に置き換えると」という話をします。
この記事でわかること
- 工程分解とは作業を切ることではなく、各工程のアウトプットを定義すること
- 「完了」の定義がないと、完了基準・引き継ぎ・チェックがすべて属人化する
- アウトプット定義は、そのままAIへの依頼文の材料になる
ここから、社員のみんなに伝えた内容です
みんな、お疲れさまです。
今日は、いまお願いしている記事投稿のお仕事について、
「どういう考え方で進めてほしいか」を一度きちんと共有させてください。
少し長くなりますが、これからの仕事の土台になる話です。
まず前提：この仕事の単価と、時間の考え方
記事投稿のお仕事は、1件あたりの発注単価が3,000円です。
これは比較的良い単価でお仕事をいただけていると思っています。
一方で、会社としてこの3,000円に対して、
人件費をいくらまでかけられるかというと、原価率で35〜40%を考えています。
つまり、こういうことです。
3,000円の仕事を1時間で終えられれば、時給1,200円相当の仕事になります。
ところが、同じ仕事に2時間かかってしまうと、時給換算では600円になってしまいます。
そうなると、正社員の皆さんにお願いする仕事としては成立しなくなってしまうんですね。
ここで一つ、はっきり伝えておきたいことがあります。
これは、誰かの頑張りが足りないという話ではありません。
「報酬と作業時間のバランスをどう設計するか」という、仕事の構造の話です。
構造を知らないまま「早くして」とだけ言われるのが、働く側としていちばん苦しいと思うんです。
だから、隠さずに構造ごと共有します。
その上で、責めるのではなく、
「どうすれば構造を変えられるか」を一緒に考えたいんです。
考えてほしいこと：「AIで自動化できる場所はないか？」
こういった作業系の仕事は、お客様からのニーズが多く、今後も続いていきます。
「単価が合わないからやめます」ではなく、
「早く終わって、品質も担保できるやり方」を作ることが、私たちの答えです。
そこで、みんなに考えてほしい問いがこれです。
「この作業の中に、AIで自動化できる場所はないか？」
具体例を挙げます。
例えば「10記事アップしてください」という依頼があったとします。
全部を手作業でやると、
タグの設定や画像の設定で、1記事あたり20〜30分かかるかもしれません。
10記事なら200〜300分。
丸1日近い作業です。
そこで、最初にこう考えてみてください。
「記事の文章に対して、先にClaudeやGeminiに見出しタグを適切な形で全部入れてもらったらどうか？」
AIは一括で処理してくれます。
そうすると、私たちの作業は「そのデータをアップロードして、コピーするだけ」に近づきます。
タグを一つずつ設定する作業そのものが、要らなくなるはずなんですね。
作業を早くするのではなく、作業自体を消すという発想です。
うまくいかなかったら、依頼文を書き換える
もちろん、最初からうまくいくとは限りません。
むしろ、最初は大体うまくいきません。
では、うまくいかなかったらどうするか。
うまくいくように、AIへの依頼文（プロンプト）を書き換えるんです。
「見出しの階層がずれた」なら、階層のルールを依頼文に足す。
「余計な文章が混ざった」なら、出力形式を指定する。
こうやって依頼文を育てていくと、
同じ仕事をしているのに、タグ設定や画像設定がどんどん楽になっていきます。
一度作った依頼文は、次の10記事でも、その次の10記事でも使えます。
つまり、最初の試行錯誤は「その場の手間」ではなく、
未来の自分の時間を買う投資なんですね。
進めてみて気づいたこと：「投稿完了しました」の中身が、人によって違った
この取り組み自体は、良い方向に進んでいると思っています。
ただ、進める中で、一つ気づいたことがありました。
同じ「投稿完了しました」という報告でも、中身が人によって違ったんです。
ある人の「完了」は、本文を入稿して、見出しタグを設定して、公開ボタンを押した状態。
別の人の「完了」は、そこからさらに、
画像の代替テキストを設定して、検索エンジン向けの説明文を入れて、
関連記事への内部リンクを3本貼った状態。
先に言っておくと、これは誰かを責める話ではありません。
どちらも、本人の中では間違いなく「完了」なんですよ。
サボっているわけでも、能力が低いわけでもない。
「完了とは何か」を、会社として定義していなかった。
問題はそれだけです。
つまり、これは私の設計ミスです。
定義を渡していないのに、揃った品質を期待するのは、順番が逆ですよね。
しかも、AIで作業を自動化しようとすると、この問題はもっとはっきり出ます。
「どこまでやったら完了か」が決まっていないと、
AIに何をどこまで任せればいいのかも、決められないからです。
だから「完了の定義」を作りました
そこで、記事公開の仕事を2つの工程に分けて、
それぞれに「完了の定義」を作りました。
工程①：投稿
完了の定義は、次の5点が揃った状態です。
- 本文が入稿され、H2・H3などの見出しが設定されている
- アイキャッチや記事内の画像が作成・設定されている
- コーポレートサイトへの誘導などのCTAが設定されている
- カテゴリが設定されている
- タグが設定されている
工程②：SEO対策
完了の定義は、次の5点が揃った状態です。
- URLの一部（スラッグ）が英語になっている
- すべての画像に代替テキストが設定されている
- 検索エンジン向けの説明文が設定されている
- 記事末尾に関連記事への内部リンクが3本入っている
- リンク切れがないことを確認済み
各工程とも、5点が揃って、初めて完了ボタンを押してください。
そして、工程①が完了して、初めて工程②が始まります。
前の工程のアウトプットが、次の工程の材料になる、という関係です。
逆に言えば、定義どおり揃っていれば、
誰がやっても、何年目の人がやっても、「完了」の品質は同じになります。
「ここまでやるべきか、迷う」という時間も消えます。
迷ったら、定義を見ればいいだけなので。
ちなみに、担当も工程ごとに決めています。
工程②のSEO対策は、いまAIを使ってこの作業を自動でできるのが私だけなので、私の担当です。
「今は私だけができるから」という理由まで明示して決めているので、
他のメンバーができるようになったら、渡せばいいだけです。
なぜ、ここまで決めるのか
「細かいな」と感じた人もいるかもしれません。
理由を3つ、説明させてください。
1つ目。次の工程の人を、確認作業から解放したいからです。
完了の中身がバラバラだと、
チェックする人は毎回「どこまでやってあるんだろう」の確認から始めることになります。
定義が揃っていれば、確認を飛ばして、いきなり中身のチェックに入れます。
みんなの「完了」は、自分の作業の終わりであると同時に、
次の人の仕事のスタート地点なんですね。
2つ目。AIに任せる範囲を、はっきりさせたいからです。
完了の定義があると、
「工程②のSEO対策は、まるごとAIに任せられそうだ」という切り分けができます。
実際、この完了の定義は、そのままAIへの依頼文の材料になりました。
何を渡して、何を作ってもらって、どの品質なら合格か。
依頼文に必要な要素と、完了の定義の要素は、まったく同じだったんです。
3つ目。みんなの工夫を、正しく評価したいからです。
完了の基準が曖昧なままだと、
「早いけど雑な人」と「遅いけど丁寧な人」を、正しく比べられません。
基準が揃って初めて、
「同じ品質を、より早く出せるようになった」という改善が、ちゃんと見えるようになります。
せっかくの工夫が評価されないのは、もったいないですから。
社員のみんなに伝えた内容は、以上です。
ここからは、会計事務所に置き換えてお話しします
さて、ここまで読んでいただいて、
「これ、うちの事務所でもあるな」と感じた所長先生、いらっしゃいませんか。
工程表もある。
チェックリストもある。
FLOWやExcelで進捗も見えるようにした。
なのに、担当者によって成果物の質がぜんぜん違う。
引き継ぎのたびに混乱する。
結局、最後は所長が全部見直している。
このご相談、本当によくいただきます。
原因は、弊社で起きたことと同じです。
工程は分解できているけれど、各工程のアウトプット定義ができていない。
工程分解というのは、本当は「作業を切ること」ではなく、
「アウトプットを定義すること」なんです。
「月次チェック完了」って、何が終わった状態ですか？
一つ、質問させてください。
先生の事務所で「月次チェック完了」の完了ボタンが押されたとき、
具体的に何ができあがっている状態でしょうか。
- 試算表の数字を眺めた状態？
- 異常値を洗い出してコメントを付けた状態？
- 修正まで済ませた状態？
- お客様に説明できる資料まで揃った状態？
即答できる事務所さんは、実はかなり少ないんです。
そして、所長の答えと職員さんの答えが一致する事務所は、もっと少ない。
同じ「完了」という言葉を使っているのに、
頭の中に描いている成果物が人によって違う。
弊社の「投稿完了しました」と、まったく同じ構造ですよね。
これが、品質がバラつく正体です。
職員さんの能力の問題ではありません。
「完了とは何か」を、事務所として定義していないことが問題なんです。
責める話ではなく、構造の話です。
だったら、変えられます。
アウトプット定義がないと起きる3つの症状
もう少し具体的に、定義がないときの症状を整理します。
症状①：完了の基準が人によって違う
丁寧な人は、修正どころか報告資料まで作ってから完了ボタンを押す。
急いでいる人は、数字を眺めた時点で完了ボタンを押す。
どちらも本人なりの「完了」なので、悪気はまったくありません。
でも、次工程の人から見ると、
届く成果物の品質が毎回違う「ガチャ」のような状態になります。
症状②：引き継ぎのたびに品質が変わる
担当者が退職・異動したとき、後任は工程表を見ます。
でも工程表に「入力」としか書いていなければ、
前任者がどこまでを「入力」に含めていたかは分かりません。
摘要の整え方、不明点の残し方、ファイルの格納場所。
こういう暗黙のルールが、全部前任者の頭の中にあった。
これは、工程表を作っていても起きる属人化です。
作業は分解されているのに、品質基準が属人化している状態ですね。
症状③：チェックする側も「何を見ればいいか」分からない
アウトプットが定義されていないと、
チェック工程の人は「何と比べて合否を判断するか」の基準がありません。
結果、チェックが「その人の経験と勘」に依存します。
厳しい人がチェックすると差し戻しが多く、優しい人がチェックすると素通りする。
チェック工程まで属人化してしまうわけです。
そして最終的に、いちばん基準を持っている所長のところに、全部が集まってくる。
「工程を分けたのに、結局自分が全部見ている」という、あの状態です。
アウトプット定義の作り方｜月次記帳代行の例
では、どう作るか。
弊社が「完了の5項目」でやったことを、事務所の業務に置き換えます。
各工程に「何ができていれば次に渡せるか」を一行ずつ書く
やることはシンプルです。
月次記帳代行を例にします。
工程①：資料回収
前月の請求書・通帳データ・売上資料が所定フォルダに格納され、
回収チェックリストが完了状態になっている。
不足資料がある場合は、不足リストと督促状況が記録されている。
工程②：入力・試算表作成
仕訳が全件入力され、一通り入力済みの試算表が出力できる状態。
不明点は不明点メモに記載済み。
工程③：レビュー
修正済みの試算表と、修正内容・確認事項のコメントメモができている。
工程④：報告・資料返却
お客様への報告が完了し、資料返却が済み、タスクが完了状態になっている。
いかがでしょうか。
「資料回収」「入力」という作業名だけの状態と比べて、
終わったかどうかを誰が見ても判定できるようになったのが分かると思います。
弊社の「工程ごとの完了の定義」と同じ発想です。
フォーマット・格納場所・品質水準まで決める
アウトプット定義をもう一段効かせるコツは、次の3点まで含めることです。
①フォーマット
どの形式で残すのか。
試算表ならどの帳票か、メモならどのテンプレートか。
②格納場所
どこに置けば「提出した」ことになるのか。
フォルダなのか、FLOWのタスクなのか、チャットなのか。
③品質水準
どこまでやれば合格か。
「摘要は事務所ルール通り」「不明点は放置せずメモに残す」など。
良い例と悪い例をセットで見せる
品質水準を伝えるときのコツが、もう一つあります。
良い例と悪い例をセットで見せることです。
「摘要をちゃんと書いて」ではなく、
「この書き方はNG、この書き方が合格」と見本で示す。
抽象的な指示より、具体例のほうが圧倒的に伝わるんですね。
これ、新人教育とまったく同じ理屈です。
「ちゃんとやって」では伝わらない。
見本を見せると伝わる。
全部の業務でやろうとしない
一つ注意点です。
いきなり全業務・全工程で定義を作ろうとすると、確実に息切れします。
チェックリストが50項目あると、
真面目に見なくなって「なんとなくチェック」になるのと同じで、
定義も作りすぎると形骸化します。
まずは月次記帳代行など、件数が多くて型化しやすい業務から。
そして、申告書の提出や金額の確定など、事故を絶対に避けたい工程から。
件数とリスクで濃淡をつけるのが、現場で回るやり方です。
アウトプット定義は、AI活用の土台になる
さて、ここからが、いま私がいちばんお伝えしたい話です。
前半の社員向けメッセージで、
「AIで自動化できる場所はないか？」という問いの話をしました。
実は、この問いに職員さんが答えられるようになるための前提が、
アウトプット定義なんです。
AIは「入力と出力が定義されたブロック」が得意
ChatGPTやClaudeなどの生成AIは、基本的にすべて同じ構造で動いています。
ある入力（PDF・CSV・文章など）から、
ある出力（仕訳データ・チェック結果・メール文面など）を、
定められたルールで生成する。
つまり、「この工程では何を入力にして、何をアウトプットにするのか」が
はっきりしているほど、AIに任せやすいんです。
逆に、アウトプットが人によって違う状態だと、
- どのタイミングでAIを走らせるのか
- どの入力を渡せばいいのか
- 出てきた結果を、何と比べて合否判定するのか
が曖昧で、結局「一部の詳しい人しか使えないツール」になります。
「AIを入れたけど定着しなかった」という事務所さんの多くは、
AIの性能ではなく、ここでつまずいています。
人への手順書とAIへの依頼文は、同じ構造でできている
弊社の話に戻ると、
工程ごとに完了の定義を作ったことで、AIに任せる範囲の切り分けが一気に進みました。
理由は、構成要素が同じだからです。
AIへの良い依頼文には、必ずこれが入っています。
- 何を渡すか（インプット）
- 何を作ってほしいか（アウトプット）
- どんな形式・品質でほしいか（フォーマットと品質水準）
- 良い例と悪い例
お気づきでしょうか。
アウトプット定義と、まったく同じ構成要素なんです。
人への手順書は、人向けのアウトプット定義。
AIへの依頼文は、AI向けのアウトプット定義。
だから、「AI活用のために何を準備すればいいですか」と聞かれたら、
私はまずこう答えます。
「工程のアウトプット定義を作ってください。それがそのままAIの仕様書になります」
工程管理とAI活用は、別々の取り組みではなく、同じ土台の上に乗っているんです。
今日からできる3つのステップ
最後に、事務所で試していただく手順を置いておきます。
いきなり全部やる必要はありません。
ステップ①：「完了」の認識ズレを一つ確かめる
まずは現状把握です。
月次業務のどれか一工程を選んで、
所長と担当者それぞれに、こう聞いてみてください。
「この工程の完了って、何ができている状態？」
答えが一致していれば、その工程は大丈夫。
ズレていたら、そこが品質バラつきの発生源です。
たった一つの質問で、事務所の現在地が見えます。
ステップ②：一つの業務だけ、アウトプット定義を書いてみる
次に、月次記帳代行など、件数の多い業務を一つ選びます。
工程ごとに「何ができていれば次に渡せるか」を一行ずつ書く。
このとき、所長が一人で書かずに、
実際にその工程をやっている職員さんと一緒に書いてください。
現場の暗黙ルールを言葉にする作業なので、
現場の人がいないと、実態と違う定義ができあがります。
ステップ③：定義を使って、「AIで自動化できる場所はないか？」を職員さんに問う
アウトプット定義ができたら、
弊社が社員に渡したのと同じ問いを、職員さんに渡してみてください。
「この業務、AIに任せられる部分がないか、一回考えてみてくれない？」
答えを渡すのではなく、問いを渡すのがポイントです。
現場をいちばん知っているのは、職員さんですから。
摘要の整形、定型連絡文の下書き、チェックの一次確認あたりが、最初の候補になると思います。
アウトプット定義をベースにAIへの依頼文を作って、小さく試す。
うまくいかなければ、依頼文に良い例・悪い例を足して育てる。
ここまで来ると、工程管理とAI活用が一本の流れとしてつながります。
まとめ：工程表に「完了の定義」という魂を入れる
最後にまとめます。
- 作業系業務は「単価に対して何時間かけられるか」という構造で捉え、構造ごと共有する
- その上で「AIで自動化できる場所はないか？」という問いを渡す
- ただし、完了の定義がないと、品質もAIに任せる範囲も曖昧なままになる
- 工程とは「インプット・アウトプット・完了判定」が決まった仕事のまとまり
- 定義がないと、完了基準・引き継ぎ・チェックがすべて属人化する
- 作り方は、工程ごとに「何ができていれば次に渡せるか」を一行ずつ書くこと
- フォーマット・格納場所・品質水準、そして良い例・悪い例まであると強い
- アウトプット定義は、そのままAIへの指示書になる。AI活用の土台はここにある
工程表は、いわば事務所の設計図です。
でも、設計図に「完成の姿」が描かれていなければ、
作る人によって違う建物が建ってしまいます。
工程表に「完了の定義」という魂を入れる。
地味な作業ですが、
品質の安定も、引き継ぎのスムーズさも、AI活用も、全部ここから始まります。
まずは一つの工程、一つの質問からで大丈夫です。
「この工程の完了って、何ができている状態？」
今日、事務所で聞いてみてください。
今日も良い一日を！
よくある質問
- 業務の工程表をつくったのに、品質がバラつくのはなぜですか？
-
各工程のアウトプット、つまり「完了とは何か」が定義されていないからです。
同じ「完了」という言葉でも、頭の中に描いている成果物が人によって違います。
職員の能力ではなく、定義を渡していないという構造の問題です。 - アウトプット定義は、どうやってつくればいいですか？
-
工程ごとに「何ができていれば次に渡せるか」を一行ずつ書きます。
フォーマット、格納場所、品質水準まで決めると、より効きます。
良い例と悪い例をセットで見せるのもおすすめです。
実際にその工程をやっている職員と一緒に書いてください。 - 業務の標準化とAI活用は、どう関係していますか？
-
AIへの良い依頼文と、アウトプット定義は同じ要素でできています。
何を渡すか、何をつくるか、どの形式と品質で合格か、です。
だからアウトプット定義をつくれば、それがそのままAIの仕様書になります。
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