税理士事務所の規模別・業務管理ツールの選び方【5名・10名・15名の基準】

「ツールを比較して、どれにしようか悩んでいます」

業務管理ツールの選び方の全体像（3タイプ比較・7つの基準・規模別事例）は、こちらの記事にまとめ直しました。
この記事は「規模別の目安」に絞って残しています。

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こういうご相談をいただくとき、私がまず聞き返すのはこんな質問です。

「今、事務所は何名規模ですか？ 顧問先は何社ありますか？」

ツールを選ぶ前に決めるべきことがあります。それは「自分の事務所に、今何が必要か」です。

事務所の規模によって、必要な管理の深さが変わります。
小さな事務所に大きなシステムを入れても使いこなせない。
でも成長期の事務所に小さすぎるツールを入れると、すぐ限界が来る。

今回は「規模別に何が必要か」という視点から、業務管理ツールの選び方を整理します。

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この記事でわかること

• 業務管理には、業務軸・顧客軸・人軸の3つの軸がある
• 5名まではタスク管理、10名前後は進捗管理、15名以上は3軸を統合した生産管理が必要
• ツールの前に、役割分担と業務フローの設計を整える

業務管理には、どんな軸があるのか？まず知っておきたい3つの軸

ツールを選ぶ前に、管理には大きく3つの軸があることを知っておいてください。

① 業務軸（タスク管理・進捗管理・生産管理）
「どの業務が、今どの状態にあるか」を把握する管理。
規模が大きくなるほど複雑になります。

② 顧客軸（顧客情報管理）
「どのお客様の、どの業務か」を顧客ごとに紐づけて管理する軸。
担当件数が増えると、ここの管理がないと業務が属人化します。

③ 人軸（リソース管理・工数管理・生産性管理）
「誰が、どれくらいの仕事を抱えていて、どれくらいの時間をかけているか」を把握する管理。
チームが大きくなると、ここが見えないと人の偏りが解消できません。

この3つのうち、今の事務所規模でどこまで必要かが、ツール選びの基準になります。

小規模であれば①の一部だけで回ります。規模が大きくなるにつれて、②③が必要になってきます。

では規模別に見ていきます。

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【5名程度まで】タスク管理で十分

この規模の特徴

所長先生1名 ＋ パート2名、または正社員1〜2名というような構成です。 法人顧問先は30〜90社ほど。

この規模では、所長がすべての業務を直接把握できます。業務の流れもシンプルで、属人的な管理でも回ります。

「先生がすべて見えている」という状態なので、複雑な管理ツールは逆にオーバースペックです。

必要な管理レベル

タスク管理（案件単位での「やった・やらない」の管理）で十分です。

所長がタスクを把握し、パートさんに指示を出しながら業務を進める。情報共有は口頭やチャットで事足りる。

おすすめのツール

Googleスプレッドシートが最適解です。

Googleのエコシステムをメインで使っている事務所が多いですし、カレンダーやメールとの連携もしやすい。使い慣れている分、定着もしやすいです。

事務所によってはMyCOMON（マイコモン）やNotion、kintoneを使うケースもありますが、シンプルな管理であればスプレッドシートで始めるのが無難です。

限界が来るタイミング

顧問先が90社を超えたあたりから、所長が管理できる範囲を超えてきます。

メンバーが増えると、タスク単位では全体の流れを把握しにくくなります。「誰がどの業務を進めているか」の確認に時間がかかるようになったら、次のステージに移るサインです。

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【10名程度まで】なぜ進捗管理が必要になるのか？

この規模の特徴

所長 ＋ 正社員5〜10名 ＋ パート3〜5名。最大15名弱の構成です。 法人顧問先は100〜300社ほど。

ここから、タスク管理だけでは対応しきれなくなります。

理由は2つです。

1つ目は、業務の種類が増えること。月次業務だけでなく、決算、給与計算、相続対応など、複数の業務が並行して走り始めます。

2つ目は、所長1人では全体を追えなくなること。マネージャーがいない場合、所長が進捗を管理する負担が増大します。

必要な管理レベル

進捗管理が必要になります。

タスク管理との違いを一言で言うと——

タスク管理は「やった・やらない」を管理するもの。 進捗管理は「業務全体の流れの中で、今どこにいるか」を管理するものです。

進捗表によって、各業務が「未着手→作業中→確認待ち→完了」のどの段階にあるかが見えるようになります。滞留を早めに発見できるのも大きなメリットです。

ツール選びのポイント

この規模では、スプレッドシートの限界が見えてきます。

進捗表が複数に分かれてくる、更新が漏れる、全体の流れが把握しにくい。こういった問題が出始めたら、業務管理ツールへの移行を検討するタイミングです。

ただし、10名前後の規模では「組織体制が整っていない状態でツールだけ入れても機能しない」というケースが多いです。

ツールより先に「誰がどの業務を担当して、どのタイミングで誰が確認するか」という役割分担を整理することが先決です。

限界が来るタイミング

10名を超えると、進捗管理だけでは業務のバランス調整が難しくなります。

「今誰が空いているか」「この案件を追加で振れるか」といった判断に時間がかかり始めたら、次の段階へ移るサインです。

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【15名以上】3つの軸をすべて管理する「生産管理」へ

この規模の特徴

所長 ＋ マネージャー3〜5名 ＋ 正社員15〜20名 ＋ パート5〜10名。30名規模の組織です。 法人顧問先300社以上。

ここまで来ると、「誰かが全体を見渡している」という状態は成り立ちません。マネージャーが配置され、業務管理を分担する体制が必要です。

必要な管理レベル

生産管理という考え方が必要になります。

製造業で言う「いつ、誰が、何を、どれだけ作るか」を事前に計画して実行する管理の考え方です。会計事務所で言うと——

• 月初に業務量とリソースを算出して計画する
• 業務ごとにリソース配分を決め、負荷を分散する
• データを活用してボトルネックを特定し、業務改善を行う

進捗管理が「今どこにいるか」を把握するものだとすると、生産管理は「全体を事前に最適化する」ものです。

3つの管理軸がすべて必要になる

この規模では、先ほど紹介した3つの管理軸をすべてカバーするツールが必要です。

① 業務軸：複数の進捗表を統合管理し、どの業務がどの段階にあるかを一元管理
② 顧客軸：顧客別の業務状況を把握し、担当替えや引き継ぎをスムーズにする
③ 人軸：各スタッフの担当件数・工数・生産性を可視化し、リソース配分を最適化する

Excelやスプレッドシートではこの3軸の統合管理は難しく、
会計事務所専用の業務管理ツール、またはERPに近い機能を持つツールが必要になります。

ツール選びのポイント

この規模で選ぶべきツールの判断基準は3つです。

1. 3つの管理軸（業務・顧客・人）を一元化できるか
2. スタッフが日常業務の中で自然に入力できる設計か（入力が重荷になると使われなくなります）
3. データをもとに意思決定できるレポート機能があるか

「とにかく機能が多い」より「現場が自然に使い続けられる」を優先して選んでください。

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規模別まとめ：どの段階にある事務所か確認してみてください

規模	顧問先数の目安	管理の中心	主なツール
〜5名	30〜90社	タスク管理	スプレッドシート
〜10名	100〜300社	進捗管理	業務管理ツール（移行期）
15名〜	300社〜	生産管理（3軸統合）	専用業務管理ツール

ご自身の事務所がどの段階にあるかを確認してみてください。

「今5名だけど、３年後には10名に増やしたい」という場合は、
少し先を見越してツールを選ぶことをお勧めします。
移行のコストは、事前に設計していた方がずっと小さくなります。

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ツールを選ぶ前にもう一つだけ

最後に、私がよくお伝えしていることをお話しします。

「ツールを変えれば解決する」というご相談を多くいただきます。
でも正直なところ、ツールを変えただけで解決するケースはあまり多くありません。

管理がうまくいかない原因の多くは、ツールではなく組織の設計にあります。

役割分担が明確でない。業務フローが言語化されていない。だからツールを入れても使われない。

これは、どんな高機能なツールを入れても変わりません。

「今のオペレーションで、このツールが機能するか？」

ツールを選ぶ前に、この問いを一度立ててみてください。
オペレーションが整っていれば、ツールはちゃんと機能します。

仕組みが先、ツールは後。この順番さえ守れば、きっとうまくいきます。

今日も良い一日を！

よくある質問

5名規模の税理士事務所には、どんな業務管理ツールが向いていますか？

所長がすべての業務を把握できる規模なので、タスク管理で十分です。
まずはGoogleスプレッドシートから始めるのが無難です。
顧問先が90社を超えたあたりが、次の段階に移るサインです。

10名前後の事務所では、何を管理する必要がありますか？

タスクの「やった・やらない」ではなく、
業務全体の中で今どの段階にいるかという進捗管理が必要になります。
ただ、ツールより先に、誰が担当し誰が確認するかの役割分担を整理してください。

15名以上の事務所で、業務管理ツールを選ぶ基準は何ですか？

業務・顧客・人の3つの軸を一元管理できるか。
職員が日常業務の中で自然に入力できる設計か。
データをもとに判断できるレポート機能があるか。
この3点で選んでください。

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