税理士事務所の進捗管理を「声かけゼロ」にする3つの仕組み
先日、あるセミナーで所長先生からこんなご相談をいただきました。
「ツールを入れたんですよ。でも、結局使われなくなって……。」
話を聞いていくと、こんな状況でした。
業務管理ツールを導入した。最初の1〜2ヶ月は職員さんも入力していた。でも3ヶ月後には半分しか更新されなくなり、半年後には「口頭で確認した方が早い」という空気に戻っていた。
これ、珍しい話ではないんです。
私がご支援している事務所でも、こういったケースを何度も見てきました。
そして共通しているのが「ツールの問題じゃなかった」ということです。
今回はこのテーマを正面から扱います。「声かけ管理」を卒業して、仕組みで進捗を動かすにはどうすればいいか。順を追って整理していきます。
～～～～
そもそも「声かけ管理」って何が問題なのか
「タスク、やりましたか？」 「あの件、どこまで進んでますか？」 「次回の締め切り、大丈夫ですか？」
日常的にこういう声かけをしている事務所は、実はかなり多いです。
もちろん、声かけ自体が悪いわけではありません。コミュニケーションは大事ですし、目配りができる所長先生ほど自然にやっています。
問題は、声かけが管理の代替になっているときです。
「誰かが聞かないと動かない」
「確認しないと止まっている」
「所長が見回らないと誰が詰まっているかわからない」
この状態、構造的に考えると何が起きているかというと——
所長の時間と頭が、管理のために使われているんですね。
顧問先の経営相談に使いたい時間も、
新しい職員の育成に使いたい時間も、
気づいたら「あの件どうなってる？」の確認に消えていく。
しかも、声かけをやめると業務が止まるので、やめるに やめられない。
これが「声かけ管理の罠」です。
そして多くの先生が「ツールを入れれば解決する」と思って管理ツールを導入する。
でも、使われなくなる。なぜか。
それが、次のセクションのテーマです。
～～～～
ツールが使われなくなる本当の理由
少し耳が痛い話をします。
ツールが定着しない原因は、ほぼ「ツールの使いにくさ」ではありません。
もっと根本的なところにあります。
原因① 目的が伝わっていない
「これ使って」と言うだけでは、職員さんにはなぜ使うのかが伝わっていません。
入力するのは自分なのに、何のためになるのかわからない。
管理されてるだけで、自分には何のメリットもない。そう感じると、入力がだんだん疎かになっていきます。
「全体の業務を見えるようにして、誰かに負荷が偏ったときに助けられるようにしたい」
この一言があるかないかで、現場の受け取り方が全然違います。
原因② 幹部・所長自身が使っていない
「先生がやっていないのに、なんで私たちだけ？」
これ、よく出てくる声です。
業務管理ツールを入れておいて、所長本人は紙で確認している、
ベテランスタッフは「私はこれでやりません」と言っている——
こういった例外が1人でも出ると、現場の空気が一気に緩みます。
ツールを使わせたい人が、一番使っていない。これは致命的です。
原因③ 振り返りとフィードバックがない
データが蓄積されているのに、何も活かされない。
会議でも触れられない、数字を見て改善が起きた形跡もない。
「なんで入力してるんだろう」という気持ちになるのは当然です。
ツールへの入力が、何かに繋がっていると実感できる経験がないと、人はだんだん使わなくなります。
原因④ 導入担当者に権限がない
IT担当として若手のスタッフが選ばれた。
でも、オペレーションの設計や役割分担の変更は、その人には決められない。
会議を開いても結論が出ない。先輩社員への注意もできない。
現場への浸透が、担当者の立場の問題で止まってしまう。
こういったケースも、かなりあります。
～～～～
ツールを定着させるには「3段階の順番」がある
ここで少し、参考になる話をご紹介します。
セールスフォース社が提唱している「活用曲線」という考え方があります。
（参考：カスタマーサクセスとは何か？Vol.2 Salesforce流カスタマーサクセスの方法）
ツールの導入方法によって、活用率の変化パターンが変わるという話です。
① 強制力で導入する：最初は急上昇する。でも「なぜ使うのか」が伝わっていないと、その後急速に低下する。
② インセンティブで導入する：「入力したら報奨金」のような仕組み。緩やかに上がるが、インセンティブへの慣れとともに中長期で低下していく。
③ 利便性実現で定着する：「使うことが便利だ」と実感してもらう。立ち上がりはゆっくりだが、長期にわたって定着する。
最も理想的なのは、この3つを順番に組み合わせることです。
最初は強制力から入り、次にインセンティブで後押しし、最終的に「使って良かった」という利便性の実感に着地させる。
これは私も完全に同意で、実際にご支援している事務所でも同じ流れを意識しています。
「ツールを使いなさい」という指示だけで終わらせず、小さな成功体験を作り、「これがあると助かる」という実感を積み上げていく。
そのための具体的な仕組みを、次のセクションでご説明します。
～～～～
声かけゼロに近づく3つの仕組み
原因が整理できると、対策も見えてきます。
「声かけゼロ」は理想ですが、100%達成を目標にするより、
まず「所長が毎日確認しなくても大体回っている」状態を作ることを目指す方が現実的です。
そのための仕組みを3つ、ご紹介します。
仕組み① 業務フローを「見える形」で言語化する
進捗管理の大前提は、「何が完了したら次が動く」というルールが明文化されていることです。
「終わったらチャットで報告」は言語化ではありません。
「資料収集完了 → 担当者が進捗表のステータスを『確認待ち』に更新
→ 翌営業日までにマネージャーが承認 → 次工程へ」という形で、
誰が何をしたら何が動くかが決まっている状態が必要です。
これがないままツールを入れても、ツールは「入力するもの」にしかなりません。
業務フローとツールが連動して初めて、声かけなしで流れが動きます。
最初は難しく考えなくて大丈夫です。「月次業務の5ステップ」だけを書き出して、
それをツールに乗せるところから始めてみてください。
仕組み② 「誰かが声をかけなければ止まる」ポイントを見つける
自事務所の中で、「ここが詰まると全体が止まる」という工程はどこですか？
たとえば——
- 所長の最終確認待ちで3日止まっている案件がある
- 特定の担当者に業務が集中していて、その人が休むと誰も動けない
- 資料の受領確認が不明確で、「届いてますか？」の電話が週5本発生している
こういった「声かけが生まれるポイント」は、業務の構造上のボトルネックです。
声かけをなくすのではなく、声かけが発生しにくい設計に変えるんですね。
具体的には「資料が届いたら担当者が登録する」
「所長確認は週2回の決まったタイミングだけ」といったルール化です。
一度棚卸しをして、声かけが発生しているポイントを3つ書き出してみてください。
そこから直すのが最短ルートです。
仕組み③ 小さな「改善が実感できた体験」を作る
ツールの定着に一番効くのは、強制でも報酬でもなく、「使ってよかった」という経験です。
「進捗表を見たら詰まっている案件に気づいて、早めに手が打てた」
「リソースの偏りが見えて、先手で仕事の再配分ができた」
こういった小さな成功体験を、意識的に作っていく必要があります。
そのためにも、月1回程度は「ツールのデータを使って何かを決めた・改善した
」という場を作ることをお勧めしています。
「先月、この工程で滞留が3件あったから、今月からここのルールを変えます」
これだけで、現場の入力モチベーションは変わります。
～～～～
変えるべきは「ツール」ではなく「順番」
ここまで読んでいただいて、なんとなく感じていただけたと思うのですが——
ツールを入れる前に、整えるべきことがあります。
目的の共有 → 業務フローの言語化 → ルールの合意形成 → ツール導入
この順番が逆になると、ツールは高確率で使われなくなります。
「ツールが悪い」「職員の意識が低い」という話ではなく、土台がなかっただけです。土台を整えれば、多くの場合はちゃんと機能するようになります。
もし今「ツールを入れたけど使われていない」という状況であれば、まず確認してほしいのはこの4点です。
- 職員さんに「なぜ使うのか」を伝えているか
- 所長・ベテランスタッフ自身が使っているか
- 業務フローと連動した運用ルールがあるか
- データを使って改善した実績が月1件でもあるか
1つでも「できていない」があれば、そこから手をつけてみてください。
ツールを変える前に、土台を作る。これが「声かけゼロ」への一番の近道です。
～～～～
次の記事（3-3）では、事務所の規模別に「どのレベルの管理ツールが必要か」を具体的に整理しています。あわせてご覧ください。
今日も良い一日を！
あわせて読みたい記事
