「導入は早すぎるくらいがちょうどいい」─ MC LINK会計事務所が振り返るFLOW導入1年の成果
従業員2名、人数が増える前の段階でFLOWを導入。「業務の見える化」を推進したことで従業員の意識だけでなくサービス品質までもが約1年で想像以上に改善しました。
FLOW導入により圧倒的な見える化が実現し、従業員の仕事に対する意識が格段に向上しただけでなく、お客様へのサービス品質が担保できるようになりました。また完全リモートの正社員を採用できたのもFLOWのお陰だと思っています。
MC LINK会計事務所 税理士 丸山 悠由様
Q1. ご事務所のご紹介をお願いします。
成り立ち
東京都北区にあり、元は父が40年前に始めた事務所です。私個人としては公認会計士として経験を積んだあと、2019年にコンサルタントとして独立し、税務業務もスタートさせました。コンサルティングのつながりや知人などの紹介で少しずつ顧問先が増え、2020年9月に初めて事務所を借りて外部の社員を採用しました。
会計事務所として組織を作るべきか悩みましたが前職の同僚が一緒に働きたいと言ってくれたことで拡大を決意し、その後クラウド会計freeeを全面的に導入し集客をスタート。2022年6月現在、監査担当4名、サポート2名の体制となっています。
MC LINKに込められた思い
前職でMS（マネジメントサービス）という言葉を使っていました。会計の記帳だけではなく経営者の悩みはたくさんあり、財務や会社の内部統制、経営計画など…抱えているお悩みの解決を支援することにより、お客様と深く関わるサービスを提供することができる。
この考え方がとても好きで、MC（マネジメント・コンサル）をLINK（繋げる）意味の「MC LINK」という社名にしました。
Q2. 会計事務所を立ち上げようと思われたきっかけを教えてください。
将来を見据えて
個人でのコンサルティング業務は10年後、どうなっているだろうか。立ち止まって考えたとき、体力・知識面はもちろん、ご紹介で仕事が成り立っている忙しい状態はいつまで続くのか分からないという不安がありました。そんな折、ストックビジネスは何かという観点で、税務顧問の積み上げができる税理士事務所経営に関心を持ちました。
父の影響で税務の勉強をしていましたので最低限の知識があったことも理由です。コンサルで地方の会計事務所と連携した際、都内では考えられない非効率な状況を見てきました。品質は良くないのに顧問料が非常に高いという悪い事例に直面し、そういう業界を変えたいという想いもありました。
具体的な事業構想
開業にあたり、様々な角度から考えました。
- 強みを何とするか
- どのようなサービス提供の形にするか
- 人を採用するか1人でやるか
- 人を採用するなら評価や勤務条件をどのようにするか
コンサルティングが提供できるのは自分の強みでもあるので、税務顧問の単価を高めに設定したいと考えていました。
自分しかできないコンサルティングをサービスの柱にすることはせずに、バランスを考慮して、事務所の標準的サービスの形を考えるようになりました。
Q3. FLOWはご事務所でどのように使われていますか？
主に5つのシーンで活用しています。
①タスクの作成・進行（税務顧問や決算・確定申告など）
単純な担当や期限管理のために導入する方もいらっしゃると思いますが、私の場合、タスク管理と手順書という2つの意味合いで使用しています。また品質担保のために仕事の手順を定義しています。
例えば、議事録の提出は必ず月次や決算のタスクの中に組み込まれており、面倒でも飛ばしてほしくないという理由から入れるようにしています。わざわざ手順に入っている理由については社員にきちんと伝えており、理解してくれています。
②日報レポートの提出
メインはクライアントにかかった時間を入れてもらっています。
③進捗管理
全体MTGと個人面談を月初に必ず実施しており、以下の2つをメインに確認しています。
- 月次タスクの進捗
- 決算の進捗表
その他、各自で作成している売上状況シートを見ています。
FLOWは検索結果・進捗表をブラウザにお気に入りに登録することができます。私は15項目ほどを登録していますが、打ち合わせや会議時に見るページや検索条件が決まっているので、URLをお気に入りに追加できてとても便利です。
④事前MTGと面談の議事録
弊社では、打合せ議事録を社内MTGで活用しています。まず面談が決まったら担当者が議事録を事前に作成します。次に、その面談内容について上司との確認をします。そこで受けたフィードバックを修正した上でお客様と面談し、詳細を追記をしてすぐ提出する形になっています。
お客様との面談の品質にこだわれるような仕組みを作ることで、入社したばかりの社員にも同じルールですぐに実行できる。とても大切だと感じています。
⑤振り返りMTGの実施と工数分析
3か月に1回のMTGで事務所内事業計画の進捗と作業内容の振り返りを実施しています。その際に、FLOWからお客様別の工数を抽出し、みんなで確認し目線合わせをしています。特に、想定工数より「月次」「決算作業」「チェック」などの時間がかかりすぎていないかを見ています。
特に工数が増加する要因は、「クライアントからの質問対応」や「契約開始タイミングの業務の整理」などが多いです。
質問対応は他のクライアントからも同じ質問を受ける可能性があるため、しっかり全体共有をしています。
Q4. FLOW導入前の課題を教えてください。
既出の通り、もともとはテレワークができる事務所にしたいと思っていたため、タスク管理ツールを探していました。
本格的に探し始めたのは、それまでの2名体制から社員・スタッフが2名増えることが確定していた2021年4月頃のことです。
内部事情を包み隠さずお話すると、2021年1月時点（顧問先20社）で法定調書作成の進捗管理が上手く所内で共有できていませんでした。最初に入社した社員は知人だったため、管理することなくやってくれているだろうという思い込みで任せてしまっていたのです。信頼と依存は違うと改めて気づくことができ、きちんとマネジメントしなければ組織が崩れると認識することができました。
Q5. 職員3名時点での管理ツール導入は、他の方と比べると少し早いと思います。どうしてそのタイミングで検討を始められたのですか？
前出の増員と進捗トラブルが理由としては大きいです。社内のルールや仕事の進め方が確立されてから、新たにタスク管理のルールを作ると、抵抗勢力ができるというのは分かっていました。
さらにこの先従業員が増えることを視野に入れ、お客さんごとの工数をしっかり管理したいという考えは持っていたため、当時は顧問先が30社でしたが、ツール導入すること自体は決めていました。
Q6. FLOWの検討にあたり、他に検討されたサービスはありましたか？
知人の税理士がFLOWを使っているということを知り、問い合わせをしました。他のサービスは検討していません。色々調べて決めるより、少人数の時だからまず使ってみて課題が出たら改善案を出すか、難しければ別のツールを使えばよいと考えていました。
Q7. FLOWの導入を決めた際の理由を教えてください。
導入を決めたのはフィーリングです。たまたま営業の方とZoomの背景が同じで（笑）お話を聞いて税理士業界にも詳しいと思ったし、FLOWのUI・機能も悪くないし、とりあえず使ってみようと思いました。
Q8. FLOWを導入して1年、どのような効果を感じていますか？
当初は数名の体制でしたが、この1年で税務顧問4名、事務員2名になりました。自分にはコンサルの仕事が多く、出張も多いため、月の半分も事務所にいませんし、フルリモートの正社員もいます。職員全体で週2回はテレワークをしているため、仕事が見えないリスクは多々あったと思います。FLOWを先に導入したことで、結果的にはとてもよい状況になっています。
①圧倒的な見える化
決算も月次もその他の季節業務も、全て進捗管理ができるようになりました。新規で顧客と契約した時にやることもFLOWには全部入っていて、その進捗も見えるようになり仕事のモレが無くなりました。
②従業員の責任意識がアップ
いつまでに誰が何をやるのかが明確になりました。責任の所在を明確にするという点は、FLOWの設計の時に特に意識した点です。結果、社員が進捗遅れを取り戻そうと動けるようになりました。生産性分析も同様で、従業員が見られているという意識は強いと思います。
③業務標準化と品質の担保
手順書・決まり事に対して私からのメッセージを込められるようになりました。FLOWのステップ（仕事の手順）を増やしたり、備考でメモを追加したり、改善したいと思った業務フローをすぐに反映することが出来ています。それによって、「○○は誰が××のタイミングで必ずすること」といった、お互いの約束事やコミットメントがしっかりできるようになりました。この標準化と全体の仕事手順をすぐに改善できることが品質の担保に繋がっているようです。
④社員が増えたときの混乱回避
入社1か月目の社員がFLOWの議事録で迷うことなく面談の事前アジェンダを用意していたり、完全リモートの正社員を採用できたのもFLOWのお陰ですね。
Q9. FLOWの評価を教えてください。
満足しています、本当に。現状そんなに大きな不満もなく使えています。実は他の会社さんの営業も受けましたが、FLOWでよかったなと思いました。他社さんのサービスには、FLOWにはないものもありましたが、タスク管理と生産性分析が見にくい・分かりにくいと思ってしまいました。コストも高く、乗り換える必要がないと感じています。
Q10. 現在、業務の見える化・タスク管理に課題を感じている先生に向けて、サービス選びのコツや注意点など課題解決のアドバイスを是非お聞かせください。
使いやすさを重視
私がとても重要視しているのが、再現性と定型化です。クライアントや社員は様々ですが、いかに事務所のやり方に足並みを揃えていただくかに尽きます。
ツールに関しては、最初はなんでもよいと思っています。大切なのはトライアンドエラーの経験と、スピード感かつやりきることではないでしょうか。
例えばチャットツールについて。Slackは少し操作が難しい印象で、チャットワークは使える人が多いだろうと思い導入しました。結果チャットワークで全てのコミュニケーションを統一しています。1社でもSlackがあれば担当者はそれだけを見る別の動作が加わり、どこかで見逃してクレームになる可能性もあったでしょう。
また伝達漏れを回避するルールとして、全てのお客様において概要欄に次の面談日程とZoomのURLを必ず掲載するようにしています。
ターニングポイントはご契約時
このような内容を決めるのは、顧問契約のスタートタイミングしかないと思っています。
その時に書面でクライアントへ提出し、自社の手順に合わせていただくことがおすすめです。弊社の担当者が目の前の事案だけに注視した道を選びそうな時、経営者として今ではなく1年後にみんなが楽になる道を選択できるようナビゲートする。その実現のための手順書がFLOWに登録されています。
導入タイミングを見極める
今現在の弊社は税務顧問が4名、事務員2名ですが、このタイミングでのツール検討は遅いと思っています。1年前に実施しておいて本当によかったです。
5名の事務所を作りたいと考えた時点で、すぐに導入するべきです。
FLOWに興味を持つ先生はもともとシステム化に興味がある方だと思います。集客も同じように仕組みを作られるでしょう。だからこそ社内オペレーションには早々に着手した方がよいと思います。
Q11. 税理士登録を検討されている若手公認会計士の方へアドバイスをお願いします。
私自身そこまで結果が出ている訳ではないので恐縮ですが…
一人で高額なコンサルに特化するのか、従業員を雇って事務所経営を行うのか、どっちかに振り切ったほうが良いです。会計士が税務顧問を自分で全部を担当するのは間違っていると考えています。会計士が税理士事務所を開所するなら、仕組みを作って経営者として従事していくべきだと思います。例えるならば工場長と同じ役割で、その覚悟があるか。年齢的にも競合が多くはないので、これまでの経験を活かして普通に経営する（戦略さえ間違えなければ）ことで、きっと上手くいくと思います。
いかに仕事が上手く回るかという観点でオペレーションを構築することが重要ですし、こういったタスク管理ツールは絶対にあったほうが良いですね。
Q12. 最後にFLOWへのご期待をお聞かせください。
クラウド会計との連携できる未来を期待しています。
インタビューは以上となります。ありがとうございました。
MC LINK会計事務所様のツール導入と活用術ポイント
ポイント01：組織化を決めたらツールはすぐ導入 従業員が5名を超え、業務管理が見えにくいと感じ始めてから導入を検討される事務所が多い中、MC LINK会計事務所様は、組織化が予測できた時点ですぐにツールを導入。早期にルールが確立し、新しく従業員が増えてもブレることなく全員が同じルールで仕事のできる環境が整備されています。
ポイント02：役割と責任の明確化で従業員のやる気アップ 仕事の手順を単純な管理だけに使うのではなく、個々の責任範囲を明確化すること、そして期待する行動を定義することで品質が担保され、想像以上にプラスのワーク循環を生んでいます。またマニュアルを一律で変更することにより、業務品質までもが向上し続けています。
ポイント03：振返りミーティングで全員の目線を統一 全体と個別に月1回は必ず行っている進捗確認、そして3か月に1度は生産性・工数確認を実施されています。確認・振り返りを行う場をきちんと用意することにより、全員の目線を意識的に合わせられることが大きな改善につながっています。
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